Les 5 piliers de l’espace de travail digital

Nous nous dirigeons de plus en plus vers un modèle de travail hybride, où la distinction entre le bureau et la maison s’efface. Pour un fonctionnement optimal, vos travailleurs doivent toutefois avoir accès – où et quand ils veulent – aux applications et données adéquates, ainsi qu’à un service d’assistance. Et pour ce faire, une série d’outils digitaux et un ordinateur portable ne suffisent pas. Pour mettre en place un espace de travail digital efficace, tenez compte des cinq piliers suivants :

1. Connectivité

Au bureau, la connexion internet et la ligne téléphonique stables, assorties d’une bonne couverture 4G, permettent aux collaborateurs d’être accessibles et de se connecter aisément. En effet, la plupart des réseaux d’entreprise sont adaptés à ces besoins digitaux.

Une récente étude a toutefois démontré que la connexion internet des travailleurs n’était pas toujours adaptée au télétravail. Afin qu’ils puissent travailler efficacement de chez eux, elle devrait pourtant être de même qualité qu’au bureau.

2. Appareils et infrastructure

Il s’agit en premier lieu de tous les éléments nécessaires pour travailler au bureau et à distance : appareils tels que les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones, mais aussi à accessoires et meubles tels que les casques, haut-parleurs, supports pour ordinateur portable, chaises de bureau ergonomiques, bureaux, etc.

Le travail digital a en outre un impact sur l’agencement de votre environnement de travail physique. Vous devez proposer des salles de réunion et bureaux intelligents, aménagés de manière à soutenir chaque activité de manière optimale : des visioconférences aux discussions plus confidentielles en face à face, en passant par les séances de brainstorming.

3. Applications digitales

Grâce à une bonne connectivité, les travailleurs ont accès aux applications comme Microsoft Office 365 et Teams dans le cloud. Celles-ci sont disponibles partout et tout le temps, que vos collaborateurs soient au bureau ou ailleurs. Il s’agit en premier lieu des applications de bureau : e-mails, traitement de texte, tableur, data pour le stockage dans le cloud… Sans oublier les applications dédiées à la collaboration : téléphonie IP, visioconférence, chat, etc.

Vos travailleurs sont en contact direct avec des clients ? Offrez-leur la possibilité d’être joignables n’importe où grâce à un service de messagerie instantanée et aux réseaux sociaux. Un chatbot peut aussi aider à répondre plus vite aux questions fréquemment posées. Les collaborateurs ont ainsi plus de temps à consacrer aux questions plus complexes de vos clients.

4. Soutien à vos travailleurs

Tous vos collaborateurs ne s’approprieront pas les nouveaux outils au même rythme. Quant au management, il doit lui aussi s’adapter à une nouvelle manière de diriger. Pour faciliter la transition, un accompagnement s’impose. Proposez-leur un e-learning et des formations en ligne et élaborez des processus relatifs au change management et à l’adoption des nouveautés.

Le monitoring et l’analyse de l’expérience utilisateur vous aident en outre à suivre de près l’évolution de votre entreprise. Ils vous permettent notamment d’adapter l’expérience utilisateur sur la base des KPI mesurés.

5. Sécurité

Tout au long du processus, la sécurité est évidemment cruciale. En effet, les données de votre entreprise sont désormais accessibles de partout pour vos travailleurs, et ce changement n’a pas échappé aux cybercriminels. Le phishing et les attaques par ransomware ont d’ailleurs fortement augmenté durant le confinement. Les hackers tentent de s’introduire dans les appareils via des réseaux privés moins sécurisés, tandis que les fraudes via SMS et e-mail sont davantage susceptibles de fonctionner, les contacts professionnels devenant moins formels.