Communication téléphonique professionnelle : décrochez le succès
Publié le 12/06/2019 dans Tech, tips & tricks
De tous les moyens de communiquer avec les clients, c’est encore aujourd’hui le téléphone qui demeure le plus personnel. Vous êtes souvent sur la route ou recevez des clients en consultation ? Un système de gestion des appels par exemple, vous permet de ne rater aucun appel.
Pour savoir comment rendre vos communications téléphoniques plus professionnelles, suivez ces sept conseils. Décrochez le combiné avec succès à chaque appel !
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Ne donnez qu’un seul numéro aux clients
Assurez-vous que les clients puissent directement joindre la bonne personne en ne leur donnant qu’un seul numéro de téléphone. Vous maintenez ainsi un contact direct avec les interlocuteurs qui comptent le plus pour vous. C’est aussi particulièrement utile pour tous vos collègues, car personne ne doit transmettre son numéro de téléphone privé. De surcroît, vous n’avez donc qu’un seul numéro à indiquer sur toutes vos communications : site Web, cartes de visite, publicités, profils en ligne…
Pour connecter plusieurs appareils à un seul numéro de téléphone, vous avez généralement besoin d’une centrale téléphonique. Mais vous pouvez facilement remédier à la situation avec Bizz Call Connect, un système téléphonique flexible dans le cloud. Les clients vous contactent sur un numéro général, mais sont automatiquement déviés sur le bon appareil, fixe ou mobile.
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Répondez aux appels de façon cohérente
Il est important que chacun des membres de l’équipe réponde aux appels en cohérence avec l’image de votre entreprise. Décrochez, mentionnez votre nom et le nom de votre entreprise et en ajoutez simplement « Comment puis-je vous être utile ? ». Si vous connaissez le nom de votre interlocuteur, utilisez-le. Le fait de saluer votre interlocuteur constitue une façon positive d’entamer la conversation.
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Souriez !
Décrochez le combiné avec votre plus beau sourire : votre client l’entendra inévitablement. Au téléphone, le ton et le choix des mots sont toujours plus délicats que lors d’une conversation en face à face. Si votre ton ou la voix de vos collaborateurs semble grave et renfrogné, l’effet est amplifié pour le client au bout du fil.
Adoptez une attitude positive pendant la conversation. Vous transmettrez une énergie positive à vos clients même dans la malheureuse éventualité où il appelait pour se plaindre.
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Programmez un menu automatisé
Personne n’aime être transféré plusieurs fois, puis mis en attente de façon interminable avant de joindre le bon interlocuteur. Gagnez du temps et aidez vos clients à contacter directement la bonne personne en programmant un menu interactif. Par exemple, vos clients peuvent « taper 2 pour joindre le service après-vente » ou « taper 3 pour l’atelier ».
Avec Bizz Call Connect, vous programmez un menu interactif et les appels sont directement dirigés vers la bonne personne. Vous êtes absent ou indisponible ? Programmez automatiquement le transfert des appels vers l’appareil de votre collègue à partir du portail Web ou de l’application.
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Osez les mettre en attente
Parfois, vous ne pouvez pas répondre immédiatement à la question de votre client. Vous devez vérifier une information ? Mettez votre interlocuteur sur « hold », cela vous donne le temps de trouver la réponse adéquate. En général, cela ne dérangera pas votre client, à condition de toujours lui demander la permission avant de le mettre en attente. Lorsque vous reprenez la ligne, remerciez-le aussitôt pour sa patience.
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Vous vous occupez d’un autre client ? Faites patienter votre correspondant dans la file d’attente
Pour traiter tous les appels de façon professionnelle, faites patienter vos appelants pendant que vous terminez votre conversation avec le précédent. Avec un système de gestion d’appels, vous pouvez les faire patienter soit avec un message personnalisé, soit grâce à une musique d’attente. Vos appels ne restent par conséquent jamais sans réponse. Avec Bizz Call Connect, tous vos appels sont traités de manière professionnelle, même si vous êtes indisponible temporairement. Vous choisissez à quel moment votre interlocuteur patiente avec une musique d’attente ou si l’appel est dévié vers une autre ligne. Après les heures d’ouverture, ils seront invités à laisser un message vocal, pour que vous puissiez les recontacter ultérieurement.
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Terminez votre conversation sur une note positive
La clôture d’une conversation téléphonique est un peu comme le dessert au restaurant. Vous voulez que votre interlocuteur reparte sur une bonne impression. Pour donner une image professionnelle, concluez l’appel sur une note positive. Assurez-vous que votre interlocuteur a bien compris les informations que vous lui avez transmises lors de la conversation. Avant de raccrocher, demandez-lui s’il a encore des questions. Remerciez la personne à l’autre bout du fil pour son appel. Ainsi, vous transformez une conversation en expérience agréable.
Faites bonne impression auprès des gens qui comptent pour vous avant même d’entamer la conversation. En appliquant ces conseils, les communications téléphoniques au sein de votre entreprise seront systématiquement traitées de manière plus professionnelle. Bizz Call Connect est une solution flexible dans le cloud qui vous permet de gérer tous vos appels de manière professionnelle. Numéro fixe, appels illimités, déviation automatique des appels, menu ou musique d’attente : vous choisissez les fonctionnalités utiles pour votre entreprise.
De plus, vous pouvez facilement gérer votre système téléphonique sur le portail Web ou sur l’application. Vous définissez immédiatement le nombre d’utilisateurs, de sorte que vous ne payez que pour ce dont vous avez besoin. Bizz Call Connect évolue facilement avec la croissance de votre entreprise.