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Les documents électroniques sont plus sûrs et plus pratiques. Et si vous vous y mettiez ?

par JohanSaviez-vous…10/11/2017

Les documents électroniques sont plus sûrs et plus pratiques. Et si vous vous y mettiez ?

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De plus en plus d’indépendants visent un bureau (presque) sans papier. Quel avantage pour les petits entrepreneurs ? Comment s’y prendre ? Nous faisons le tour de la question.

Tout, partout, à portée de main

Pas besoin d’un dessin pour vous prouver les avantages que vous aurez à numériser au maximum le flux de documents entrants et sortants dans votre entreprise. Contrairement à la facture ou au bon de commande papier, le document numérisé est accessible partout et à tout moment, non seulement sur votre PC mais aussi sur votre smartphone.

En sauvegardant vos fichiers dans une mémoire centrale, comme le cloud par exemple, vous pouvez aussi les partager facilement et rapidement avec vos collègues et collaborateurs, même quand vous êtes à l’autre bout du monde.

Retrouvez facilement vos documents

Les fichiers numériques (même s’ils font plusieurs centaines de pages) sont en outre tellement plus faciles à consulter grâce à la recherche par mots clés. Enfin, ne négligeons pas l’aspect pratique : oubliées, les armoires à classement où un chat ne retrouverait pas ses jeunes !

Stop aux erreurs et oublis

La validité de vos documents numériques vous inquiète ? N’ayez crainte ! Juridiquement parlant, rien ne distingue une facture électronique d’une facture papier. Les factures électroniques sont même bien plus fiables que leur version papier car elles réduisent fortement le risque d’erreur.

Au moment de la facturation, les logiciels comptables sont par exemple en mesure de vérifier automatiquement les bons de commande et de livraison pour vous garantir la parfaite concordance des données. Comme l’encodage manuel des factures n’est plus de mise, vous évitez en outre les erreurs de retranscription.

Scanner de poche

Rien ne vous empêche, bien sûr, d’investir dans un ‘vrai' scanner pour la numérisation de vos documents papier. Peu d’entrepreneurs savent toutefois que cette technologie est aussi disponible sur leur smartphone. Les apps qui vous permettent de scanner vos documents via la caméra de votre téléphone sont légion. Avec un résultat souvent impressionnant. Tiny Scanner pour Android et iOS, Genius Scan et Scanner Pro pour iOS comptent parmi les marques les plus connues.

D’autres grands noms comme Evernote (connu pour son programme de prise de note éponyme) et Microsoft ont développé leurs propres applications de numérisation, respectivement baptisées Scannable et Office Lens.

Toutes ces apps repèrent automatiquement les bords du document et redressent l’image même si la photo est prise avec un angle. Les faux plis sont éliminés automatiquement. Les apps les plus sophistiquées intègrent aussi un outil de reconnaissance optique des textes.

Un coffre-fort dans les nuages

Enfin, comme nous l’avons mentionné plus haut, la combinaison scanner + app cloud n’est pas à négliger. Onedrive for Business s’avère être un excellent choix. Cette solution de Microsoft, ultra simple et pratique, n’en est pas moins puissante et vous propose un véritable coffre-fort dans les nuages.

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