Les 12 étapes pour organiser un conference call efficace et réussi

1. Démarrez sur des bases solides

Vous organisez un appel conférence ? Préparez-vous soigneusement. Cette première étape peut sembler assez évidente, mais la qualité de votre préparation aura ses conséquences sur le déroulement de votre conference call. Le temps de vos interlocuteurs est précieux et le vôtre aussi.

Comme pour toute autre réunion, fixez d’abord une date à laquelle tous les participants sont disponibles. Établissez un ordre du jour. Votre invitation devrait idéalement contenir le ou les thèmes abordés pendant l’appel, ainsi que toute documentation utile aux participants. En vous préparant de la sorte, vous faites en sorte que seuls les éléments pertinents ne soient abordés.

2. Choisissez votre fournisseur

Comment effectuer une conférence téléphonique, concrètement ? Plusieurs possibilités s’offrent à vous, il existe en effet plein de services de conférence. Skype et WhatsApp sont deux canaux très populaires qui permettent la tenue d’appel conférence. Il existe en outre des solutions téléphoniques professionnelles permettant d’activer les appels conférences. Si vous organisez fréquemment des appels de groupe dans votre entreprise, vous devriez envisager une solution payante fiable. Selon la solution que vous choisissez, chaque interlocuteur recevra un code lui permettant de participer à la réunion au moment désigné.

3. Invitez les participants par email

Votre conference call, ou conférence téléphonique, se déroulera plus efficacement si tous les participants sont au courant de son déroulement. Dans votre invitation, ne vous limitez pas à la date et à l’heure du rendez-vous et aux informations techniques utiles pour se connecter à la discussion. Précisez les points qui seront abordés. Précisez éventuellement qui est responsable de couvrir un point en particulier.

Invitez les membres à ajouter un point à l’ordre du jour si cela est nécessaire, mais donnez-leur une échéance pour le faire. En acceptant les sujets supplémentaires pendant la tenue de la conférence, vous risquez de vous écarter du sujet de votre rencontre.

4. Envoyez un rappel

Vous avez fixé la date de votre réunion depuis longtemps ? Peut-être serait-il judicieux d’envoyer un rappel. Le jour de la téléconférence arrivé, envoyez à tous les participants un email rappelant l’heure du rendez-vous. Bien sûr, la plupart des gens reçoivent une notification sur leur smartphone via leur agenda en ligne, mais un tel email représente, pour vous, l’occasion de clarifier l’objectif de l’appel de groupe et de faire parvenir toute documentation supplémentaire.

5. Soyez prêt(e) à l’heure

Si possible, appelez quelques minutes avant l’heure fixée. Selon le service de conférence que vous utilisez, il est possible que votre accès ne soit activé qu’à l’heure précisée. Dans certains cas, vous serez automatiquement ajouté à la conversation et pourrez patiemment attendre que les autres participants décrochent leur combiné.

En lançant l’appel un peu avant l’heure convenue, vous pourrez, si nécessaire, intervenir en cas de problème technique. Autrement, vous perdrez inévitablement le temps précieux de tous les participants à la réunion.

6. Choisissez judicieusement le lieu d’où vous téléphonez

Si vous avez accès à une salle de réunion, vous ne devez pas hésiter. C’est l’endroit idéal pour y tenir une réunion, même téléphonique. Dans tous les cas, réfléchissez à l’endroit où vous vous installerez lors de l’appel. Être au milieu d’un bureau bruyant, ce n’est pas que distrayant pour vous, c’est agaçant pour les autres participants à cette téléconférence.

Si vous utilisez un microphone, maintenez-le à bonne distance de votre bouche. Il est également préférable de tester le matériel utilisé à l’avance, surtout si vous prévoyez que plusieurs personnes utiliseront le même micro. Ainsi, vous serez certain(e) que la voix de tout le monde sera bien entendue.

7. Accordez cinq minutes aux retardataires

Si vous avez invité de nombreux participants à votre conference call, vous pourriez commencer par établir la liste des présences. Attendez-vous encore quelqu’un ? Patientez quelques minutes, pour leur donner le temps de se connecter à la conversation. Profitez de ce moment pour passer en revue l’ordre du jour. Un participant arrive alors que l’appel conférence a déjà démarré ? N’interrompez pas le sujet en cours. Demandez à un participant de résumer ce qui a été abordé ou attendez que le point en cours soit terminé. Enfin, invitez le retardataire à se présenter.

8. Encouragez tout le monde à participer

Il est facile de se laisser distraire ou de rester passif lors d’une réunion. En conférence téléphonique, garder l’attention de tous les participants à son maximum pendant toute la durée de l’appel, c’est toute une mission. En tant qu’organisateur d’une téléconférence, vous jouez également le rôle de modérateur.

Pour animer la discussion et recentrer l’attention de ceux dont l’esprit se serait égaré, posez des questions précises à certains de vos interlocuteurs. Utilisez le nom des participants afin de les recentrer si nécessaire. Certains fournisseurs d’appels offrent la possibilité de réaliser un sondage pendant la discussion. Utilisez ce genre d’outils pour garder l’attention de tout le groupe, même si tout le monde n’a pas à participer activement à la discussion.

Inévitablement, dans une conversation de groupe, certaines personnes ont moins à dire que d’autres, mais, avant de clôturer la conférence, assurez-vous que tous les participants ont bien compris. Accordez une période de questions. Là aussi, interpellez certaines personnes: demandez-leur si elles détiennent assez d’informations pour accomplir telles tâches ou si elles ont besoin de documents en plus.

9. Ayez recours au visuel si nécessaire

Expliquer une stratégie ou révéler les chiffres du dernier trimestre, cela se fait plus facilement à l’aide d’un support visuel. Dans certains cas, vous attirerez plus facilement l’attention des participants et faciliterez les échanges si vous partagez l’un ou l’autre document. N’abusez pas des animations ou effets de couleurs, vous risquez plutôt de distraire tout le monde. Veillez à utiliser du matériel compatible avec l’équipement de chacun et que tous disposent d’une connexion internet pendant l’appel.

10. Rédiger un procès-verbal ou un compte-rendu

Comme dans le cadre d’une réunion conventionnelle, rédigez un compte-rendu qui sera envoyé à tous les participants. Désignez à l’avance un secrétaire qui consignera dans un document toutes les informations-clés, que ce soient les décisions prises, la distribution des tâches ou les deadlines.

Selon votre fournisseur, il est parfois possible d’enregistrer la conférence téléphonique. Cela peut se révéler fort utile si certaines personnes étaient finalement dans l’impossibilité de participer à l’appel.

11.Soyez bref

L’appel conférence idéal dure en moyenne trente minutes, mais sachez que la plupart des gens perdent leur faculté de concentration maximale au bout de quelques minutes à peine. Par conséquent, plus c’est court, mieux c’est. Mais comme vous vous êtes sérieusement préparé pour cette téléconférence et établi l’ordre du jour, vous avez une bonne idée, avant même qu’elle n’ait commencé, de la durée nécessaire pour couvrir tous les points. Tenez-vous le plus possible à la durée prévue.

12. Prévoyez une réunion de suivi

Certains points importants, mais qui ne correspondaient pas à l’ordre du jour établi, ont sûrement été relevés pendant votre appel conférence. Si c’est le cas, prenez rendez-vous avec les personnes concernées afin d’organiser une autre réunion. Vous évitez de faire perdre du temps aux membres du groupe qui ne sont pas concernés par ces nouvelles questions. Si tout le monde présent participe également à cette autre réunion, fixez-en la date avant de raccrocher.

Comment organiser une conférence téléphonique sur smartphone ?

Vous êtes en déplacement ou sur la route ? Pas de problème, il est aussi possible d’organiser un conference call sur votre smartphone. Pourquoi est-ce si simple ? Car vous n’avez même pas besoin de télécharger une application tierce. Tout peut se faire directement grâce aux fonctionnalités de base de votre smartphone. On vous conseille tout de même de contacter votre opérateur pour en savoir plus sur les tarifs de ce type de communication. Généralement, ces appels peuvent se faire de 3 à 5 personnes.

1. Organiser une conférence téléphonique sur Android

Voici la marche à suivre pour organiser une conférence téléphonique :

• Ouvrez l’application « Contacts » de votre smartphone.
• Cherchez votre premier interlocuteur dans votre répertoire et lancez un appel.
• Une fois l’appel lancé, cliquez sur le bouton « Ajouter », votre premier interlocuteur sera alors mis en attente.
• Lorsque votre deuxième appel sera lancé, il vous suffira de cliquer sur « Fusionner » pour ajouter votre deuxième interlocuteur à la conférence téléphonique. Vous pouvez ainsi faire votre conversation à trois, entre collègues ou avec vos clients.

C’est particulièrement pratique si vous êtes un architecte en visite sur un de vos chantiers : vous pouvez appeler en même temps votre client et le chef du chantier pour faire le point et présenter l’avancement des travaux au clients.

2. Organiser une conférence téléphonique sur iOS

• Lancez un appel avec votre premier interlocuteur et attendez que la communication soit établie.
• Cliquez sur « Nouvel appel » et appelez votre deuxième interlocuteur
• Cliquez ensuite sur « Conférence ».
• Les deux appels sont alors fusionnés. Vous pouvez ajouter d’autres interlocuteurs en répétant la même opération. Si vous ne pouvez pas, c’est que vous avez peut-être atteint la limite de participants autorisée par votre opérateur.

Notez que dans les deux cas, sur Android et iOS, seule la personne ayant lancé l’appel peut ajouter et exclure des personnes de la conférence.

3. Utilisez l’application Call Connect

Avez-vous déjà entendu parler de l’application Call Connect ? Il s’agit d’une application proposant une foule de fonctionnalités dont la possibilité d’organiser des conférences téléphoniques. Cette app est disponible sur Android mais également sur iOS (iPhone et iPad).

Outre les conférences téléphoniques, Call Connect permet de simplement appeler un de vos contacts, de répondre à un deuxième appel, de mettre en attente ou de dévier un appel ou bien d’activer l’option « ne pas déranger ». Mais ici, ce sont bien les conférences téléphoniques qui nous intéressent. La première chose à faire est d’activer l’option « Contrôle d’appel ». Voici comment faire :

1. Ouvrez l'app Call Connect.
2. Appuyez sur le hamburger (les trois traits horizontaux) et choisissez Paramètres d'appel.
3. Appuyez sur BroadWorks Anywhere.
4. Appuyez sur votre numéro de GSM.
5. Cochez l'option Contrôle de l'appel.

Une fois cette opération effectuée, vous pouvez lancer une conférence téléphonique en suivant la manipulation suivante :

1. Appuyez sur logo en forme de silhouette pour appeler une première personne de contact ou ouvrez le pavé numérique pour composer un premier numéro interne ou externe. Vous ne voyez pas vos contacts ? Appuyez sur Annuaire et choisissez Carnet d'adresses local.
2. Choisissez un contact ou composez un numéro et appuyez sur le bouton en forme de téléphone pour lancer l’appel.
3. Pendant que vous êtes en ligne avec le premier correspondant, appuyez sur le bouton pour basculer d'une application à l'autre pour vous rendre sur l'app Call Connect.
4. Appelez une deuxième personne de contact ou composez un deuxième numéro.
5. Lancez le second appel. Votre premier appel est mis en attente.
6. Pendant que vous êtes en ligne avec le second correspondant, retournez sur l’application Call Connect
7. Appuyez sur Fusionner les appels. Vous êtes désormais en ligne avec deux correspondants.

Facile, non ? Vous pouvez télécharger Call Connect sur AndroidNouvelle fenêtre et iOSNouvelle fenêtre.

4. Du temps pour organiser une visioconférence ? Voici quelques applications à utiliser

Si vous êtes au bureau et que vous avez plus temps, vous pouvez organiser un appel vidéo pour apporter plus de convivialité et voir vos interlocuteurs. Il existe des dizaines d’applications proposant ce service.

• Facebook Messenger : le gros avantage de cette application est que vous pouvez organiser des appels vidéo regroupant pas moins de 50 personnes. Il suffit de créer un groupe avec vos contacts et d’ensuite cliquer sur le bouton en forme de caméra en haut à droite de l’écran.
• Zoom : spécialement conçus pour les appels professionnels, cette application propose un chiffrement de bout en bout pour un maximum de sécurité. Il n’est même pas nécessaire d’avoir un compte pour rejoindre une conférence. Par contre, il en faut un pour pouvoir en créer une.
• Skype : Cette célèbre application permet elle aussi de réunir jusqu’à 50 personnes en vidéo.