×
×

Klantenverhalen

Nieuws filtering op :

Tablet verhoogt efficiëntie en productiviteit

Klantenverhalendoor One magazine24/02/2012

Tablet verhoogt efficiëntie en productiviteit

Comments

De bestuursleden van dienstengroep ADMB krijgen de dossiers van hun tweewekelijkse vergadering niet langer op papier toegestuurd. Ze delen de informatie in de cloud. Dankzij een tablet hebben ze de meest recente informatie altijd en overal bij de hand.

De directie- en bestuursleden van HR-dienstengroep ADMB delen de agendapunten en documenten voor hun tweewekelijkse vergaderingen in de cloud. Voor de toegang tot die documenten beschikken ze over een tablet.

ADMB is een dienstengroep die bedrijven, zelfstandigen en social profit organisaties ondersteunt op diverse terreinen van sociale wetgeving en personeelsbeleid. Tot de groep behoren onder meer een sociaal secretariaat, een kinderbijslagfonds, een sociale kas voor zelfstandigen, een rekruterings- en selectiebureau en een externe dienst voor preventie en bescherming. Alles samen gaat het om ongeveer twintig operationele en ondersteunende entiteiten. “Samen vormen we een echte groep, een geheel met één visie”, zegt gedelegeerd bestuurder Philip Van Eeckhoute. Tweewekelijks vindt een vergadering plaats waarop het uitvoerend bureau overleg pleegt met het directiecomité. Het uitvoerend bureau bestaat uit een delegatie van zes bestuurders die samen de raden van bestuur van alle entiteiten uit de groep vertegenwoordigen.

 

Praktisch probleem

Tot voor kort kregen de deelnemers van die vergadering enkele dagen op voorhand een bundel toegestuurd met de agendapunten en aanvullende informatie. “Wanneer er in de daaropvolgende dagen nog een agendapunt wijzigde, dan zorgde dat voor een praktisch probleem”, zegt CIO Koen Van Loo. “Vaak was er geen tijd meer om iedereen vooraf nog het document door te spelen. De hand-outs volgden meestal wel tijdens de vergadering zelf, maar de deelnemers van de vergadering hadden het stuk dan niet vooraf kunnen inkijken.”

 

Naar de cloud

ADMB besliste de voorbereiding van de vergaderingen efficiënter te maken door de tien bestuursleden van het uitvoerend bureau en het directiecomité een Samsung Galaxy-tablet aan te bieden. De rol van de directiesecretaresse blijft voorlopig ongewijzigd. Ze verzamelt alle documenten voor de komende vergadering bij de betrokkenen. In plaats van de stukken te kopiëren en rond te sturen, plaatst ze de documenten digitaal op Dropbox, een oplossing voor gratis opslagruimte in de cloud. De directie- en bestuursleden krijgen via e-mail een berichtje wanneer er nieuwe content beschikbaar is. Via hun tablet hebben ze toegang tot de agenda van de vergadering en alle beschikbare documenten: hand-outs, rapporten, advies van de studiedienst…

 

Geen stapels papier meer

“Het voordeel van die aanpak is dat een aanpassing van de agenda of van de informatie meteen voor iedereen beschikbaar is”, stelt Philip Van Eeckhoute. “Bovendien hebben we zo meteen ook toegang tot de documenten uit vorige vergaderingen. We hoeven dus niet langer met dikke stapels papier op de meeting te verschijnen.” De directie – en bestuursleden turen trouwens niet de hele vergadering lang op hun tablet, want in de vergaderzaal is een beamer aanwezig die de documenten op groot scherm projecteert. Het enthousiasme voor de tablet onder de bestuurders werkt bovendien aanstekelijk, zo blijkt. “Het zijn heel intuïtieve toestellen”, vindt Koen Van Loo. “Iedereen kon er eigenlijk zo goed als onmiddellijk mee aan de slag.”

 

Tijdwinst

Stap voor stap wil ADMB het gebruik van de tablets nu uitbreiden. Er zijn intussen al verschillende bestuursleden die het toestel ook als agenda gebruiken en er e-mails mee versturen. De voordelen van het toestel zijn voor ADMB duidelijk. “We hebben voor de introductie van de tablets een business case opgesteld”, vertelt Koen Van Loo. “Voor het gebruik bij vergaderingen van het uitvoerend bureau en het directiecomité realiseren we met de tablets eerlijk gezegd niet meteen een grote kostenreductie. Het verschil schuilt niet zozeer in het feit dat we minder papier verbruiken, wel in de winst aan flexibiliteit en productiviteit – en in de tijdwinst die daaruit voortvloeit. En daar is het ons uiteindelijk om te doen.”

 

Company profile

HR-dienstengroep ADMB ondersteunt bedrijven, zelfstandigen en de social profit organisaties op diverse terreinen van sociale wetgeving en personeelsbeleid. De ruim 1100 medewerkers zorgen in heel het land voor een vakkundige ondersteuning op het vlak van HR-management, personeelsadministratie, verzekeringen en preventie en bescherming op het werk.

 

Business benefits
  • Hogere productiviteit
  • Meer efficiëntie door actuele documentatie in de cloud
  • Toegankelijk via tablet, onafhankelijk van locatie en tijd
  • Reductie van papier en portkosten

 

Meer info?

Kijk voor meer informatie over Enterprise Mobility op de Belgacom website, of contacteer uw Account Manager.

One

One

One is het ICT-vakblad van Proximus voor CIO’s en ICT-professionals van grote en middelgrote ondernemingen. 

One is het ICT-vakblad van Proximus voor CIO’s en ICT-professionals van grote en middelgrote ondernemingen. 


Geef je mening over dit news

Wil je je mening delen of een commentaar posten?

Log je in via facebook.