×
×

Klantenverhalen

Nieuws filtering op :

Roularta en ‘Mijn groene factuur’

Klantenverhalendoor One magazine21/10/2015

Roularta en ‘Mijn groene factuur’

Comments

Digitale facturen zijn niet alleen gemakkelijker te beheren, ze zijn ook goed voor het milieu. Geen wonder dat meer en meer bedrijven graag van die mogelijkheid gebruikmaken. Mediagroep Roularta bijvoorbeeld is een enthousiaste gebruiker.

Roularta maakt al vele jaren gebruik van split billing via de Proximus Budget Manager. Het bedrijf komt tussen in een deel van de telecomfactuur van haar werknemers. “Die splitsing zit op twee niveaus”, zegt project manager Paul Demuynck. “Er is een splitsing op basis van bedrag en er is een splitsing op basis van profiel. Voor sommige medewerkers komen we enkel tussen in kosten voor voice en SMS, bij anderen zit er ook data bij. Voor de rest loopt dat proces geheel automatisch en de medewerker krijgt elke maand een factuur met het bedrag dat hij of zij nog verschuldigd is.” 

Groene factuur
Sinds enkele maanden wordt die factuur niet meer op papier verstuurd maar digitaal, via ‘Mijn groene factuur’ van Proximus. “Mijn reactie toen Proximus dit aan ons voorstelde was: eindelijk!”, lacht Demuynck. “Wij waren meteen enthousiast om de digitale factuur te implementeren. Als mensen mij vroeger belden met vragen over hun facturen, kon ik weinig doen als ik die factuur niet in handen had. De papieren factuur moest eerst ingescand en doorgemaild worden. Pas dan kon ik op hun vragen antwoorden. Nu sturen ze mij gewoon de elektronische kopie door en ze zijn meteen geholpen. Een concreet bedrag kan ik er niet opplakken, maar het systeem werkt in elk geval een heel stuk makkelijker en efficiënter.”

Te betalen: nul euro
“Een andere verlopen bron van ergernis waren de facturen van nul euro”, legt Demuynck uit. “Je kan je niet voorstellen hoe verwarrend het voor sommigen is om een factuur van nul euro te krijgen, gewoon omdat ze hun toegewezen krediet niet hebben opgebruikt. Met “Mijn groene factuur’ wordt dat nu snel even bekeken en vergeten. We krijgen er veel minder vragen over.” Als laatste grote voordeel noemt de project manager de hoeveelheid papier die slinkt. “We maken iedereen bewust van onnodig papierverbruik en doen inspanningen voor het milieu. Dan is het eigenlijk onbegrijpelijk dat er kosten gemaakt worden voor iets wat mensen toch niet willen: een factuur op papier.”

Nog 2% papier
Voor de brede uitrol, net voor de grote vakantie, deed Proximus een test van enkele maanden met een drietal nummers. “Daar zat ook een nummer bij, gekoppeld aan een specifiek e-mailadres, wat aanvankelijk problemen gaf”, vertelt Demuynck. “Maar ook dat euvel is ondertussen helemaal verholpen. Het nieuwe systeem werkt nu vlekkeloos en is actief op zo’n 700 gsm-nummers van medewerkers.” Slechts 2% van de medewerkers heeft aangegeven dat ze nog een factuur op papier wensen. Daarnaast wordt het ook gebruikt voor heel wat familieleden die aan dezelfde voorwaarden mogen bellen via een Employee Privilege-programma. “We hebben iedereen gemeld dat ze hun factuur voortaan elektronisch zouden krijgen, tenzij ze dat echt niet willen. Ook bij de familieleden was het duidelijk: zeker 85 à 90% koos voor een elektronische factuur. Er is dus absoluut vraag naar bij de mensen.”

Stilzwijgend akkoord
Bij nieuwe medewerkers wordt de vraag niet meer gesteld. “Ik meld hen gewoon dat wij hun gsm-nummer overnemen en dat hun factuur in het vervolg elektronisch zal verstuurd worden”, zegt Demuynck. “Er heeft nog niemand over geklaagd.”

 

Pluspunten
  • Makkelijk beheer
  • Beter voor milieu
  • Vooruitstrevend en groen imago voor bedrijf
  • Tijdwinst
  • Tevreden medewerkers

 

Over Roularta 

Mediagroep Roularta geeft magazines als Knack, Datanews en Trends uit, maar is ook actief in gratis pers (o.a. De Streekkrant) en radio en televisie (VTM, Kanaal Z, JoeFM …). Het bedrijf heeft zo’n 1.500 werknemers in een tiental vestigingen.

 

Project Manager Paul Demuynck werkt al 28 jaar voor Roularta en is onder meer verantwoordelijk voor het technisch beheer van de telefonie-oplossingen en de contacten met de leveranciers. Daarnaast is hij ook verantwoordelijk voor het printer- en copierpark.

 

One

One

One is het ICT-vakblad van Proximus voor CIO’s en ICT-professionals van grote en middelgrote ondernemingen. 

One is het ICT-vakblad van Proximus voor CIO’s en ICT-professionals van grote en middelgrote ondernemingen. 


Geef je mening over dit news

Wil je je mening delen of een commentaar posten?

Log je in via facebook.