×
×

Klantenverhalen

Nieuws filtering op :

Verhuizen naar het Nieuwe Werken

Klantenverhalendoor One magazine25/03/2015

De Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie werkt hard aan een transformatie tot moderne administratie. Een totaaloplossing rond het Nieuwe Werken moet veranderingen concretiseren op het vlak van de inrichting van het gebouw, HR en ICT-mogelijkheden.

Het huidige overheidsgebouw van de RJV is in gebruik sinds het begin van de jaren 80. In die tijd werkten er meer dan 600 ambtenaren. Na 35 jaar toenemende automatisering en efficiëntie is het gebouw – met zijn oppervlakte van 12.000 m² – veel te groot geworden voor de 270 mensen die er vandaag aan de slag zijn. De situatie staat haaks op de ambitie van de RJV om een moderne administratie te worden. Dat streven ontstond met de komst van een nieuwe administrateur-generaal in 2008. Sander Bautmans, communicatieverantwoordelijke bij de RJV: “In het spoor van de veranderingen die Frank Van Massenhove had doorgevoerd bij de FOD Sociale Zekerheid, wou hij ook bij ons een transformatie. Eerste luik was het gebouw. Er werden verschillende pistes onderzocht: een renovatie, een nieuw gebouw, accommodatie delen … Uiteindelijk viel de keuze op een verhuis naar een historisch gebouw in het centrum van Brussel, dat op maat wordt gerenoveerd. In principe moeten we er onze intrek nemen in oktober 2015.”

Bedrijfscultuur
Meer dan een louter fysieke verandering moet de verhuis vooral een nieuwe bedrijfscultuur inluiden. “Sommige mensen werken al 35 jaar in hetzelfde stramien. Ze houden vast aan hun status en een sterk hiërarchische mentaliteit. Wij willen een andere bedrijfscultuur. Het nieuwe gebouw moet de katalysator zijn. Mooi meegenomen: het is energiezuinig en verkleint onze ecologische voetafdruk.” Cruciaal in de inrichting is het open kantoorconcept. “Gewone medewerkers zullen er zetelen tussen de directie, een behoorlijke cultuurschok. Op die manier kunnen we interactie tussen medewerkers en samenwerking stimuleren. Daarom zullen er overal gezellige coffee corners verschijnen, waar mensen elkaar spontaan treffen. We introduceren ook het principe van het dynamic office, waarbij bijvoorbeeld informele vergaderingen kunnen worden gehouden in ons restaurant.” In het verhaal is een belangrijke rol weggelegd voor HR. De RJV ambieert straks 90% mobiele, flexibele medewerkers. Momenteel kunnen de medewerkers al twee dagen per week van thuis uit werken. “De mensen zijn vragende partij en krijgen uiteraard de nodige tegemoetkomingen, bijvoorbeeld in de vorm van een internetverbinding.”

Ruggensteun
De andere kapitale pijler is ICT, de ruggensteun voor de implementatie van het Nieuwe Werken. Momenteel loopt een pilot met instant messaging. Straks wordt alle communicatie gecentraliseerd via Unified Communication met e­mail, chat, headsets, webcams … “Mensen hebben geen vaste plek meer, maar ze moeten wel even bereikbaar blijven als vandaag. Via documentsharing kunnen ze samenwerken aan projecten zonder fysiek bij elkaar te zijn. We voorzien uiteraard ook videoconferentie, zodat mensen thuis kunnen deelnemen aan stafvergaderingen.” Voor een overheidsdienst die dagelijks vertrouwelijke informatie verwerkt, is een veilige connectiviteit primordiaal. Een beveiligd wifinetwerk biedt medewerkers en gasten toegang in het hele gebouw. De beveiliging is zeer belangrijk door de confidentiële informatie die de RJV beheert. Alle medewerkers krijgen overigens een laptop, de kaderleden een tablet.

Iedereen op de kar
“Belangrijk is dat de mensen goed begeleid worden, willen we hen meekrijgen in ons verhaal. Later zullen ook de klanten op een efficiëntere manier beantwoord worden. Het besparingsverhaal van de nieuwe regering heeft in onze kaart gespeeld, hoewel het niet onze initiële insteek is. Mensen beseften dat er iets moest gebeuren met dit energie­opslorpende en onderbenutte gebouw”, besluit Sander Bautmans. Het transformatieverhaal van de RJV is een schoolvoorbeeld van een overstap naar het Nieuwe Werken.

Pluspunten
  • Efficiëntere samenwerking
  • Betere onderlinge communicatie
  • Grotere tevredenheid werknemers
  • Kostenbesparing (energiezuinig gebouw) en verkleining van de ecologische voetafdruk
  • Consultancy en trainingen voorzien voor een feilloze implementatie
  • Perfecte samenwerking tussen IT, HR & Facilities mobiele, flexibele medewerkers.” 
Over Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie

De RJV is verantwoordelijk voor de uitbetaling van het jaarlijkse vakantie geld aan meer dan 70% van de Bel gische arbeiders (> 1 miljoen mensen) en niet-zelfstandige kunstenaars.

Sander Bautmans is specifiek voor het project aangeworven als communicatieverantwoordelijke. Hij moet op strategisch niveau meedenken met het management. Hij was voordien brand manager in een privébedrijf.

One

One

One is het ICT-vakblad van Proximus voor CIO’s en ICT-professionals van grote en middelgrote ondernemingen. 

One is het ICT-vakblad van Proximus voor CIO’s en ICT-professionals van grote en middelgrote ondernemingen. 


Geef je mening over dit news

Wil je je mening delen of een commentaar posten?

Log je in via facebook.