×
×

Laat u inspireren

Nieuws filtering op :

Uw mailbox beheren is tijd creëren: 5 gouden tips

Laat u inspirerendoor Proximus Bizz team18/06/2015

E-mail is een zegen maar tegelijk een vloek. De constante toestroom van ongewenste reclame, nieuwsflashes, promoties en spam neemt elke dag een hap uit uw kostbare tijd. Een efficiënt e-mailbeheer is gelukkig geen ingewikkelde wiskunde.
De tijdwinst krijgt u er gratis bij.
1. Check uw e-mails slechts enkele keren per dag

Toegegeven, de ping van een binnenkomende e-mail kan verleidelijk klinken. Als u echter elk bericht onmiddellijk zou lezen en beantwoorden, zou u niet meer toekomen aan uw eigenlijke activiteiten. Beperk de afhandeling van uw e-mails tot een drietal vaste momenten per dag. En waarom die ping niet dempen?

2. Orde in de chaos

Niet alle berichten zijn even belangrijk. U kunt prioriteiten toekennen met vlaggetjes en kleuren. Zo weet u welke e-mails u straks het eerst moet afhandelen. U kunt binnenkomende e-mails ook scheiden met een mailfilter. Zo kunt u in Outlook via het tabblad Start verschillende filters instellen (ongelezen, met bijlagen, gecategoriseerd, gemarkeerd, datum, verzonden aan, enz.). Overigens gebruikt u uw professioneel e-mailadres best alleen voor uw zakelijke communicatie. Uw privéadres reserveert u voor familie en vrienden.

3. Archiveren is een must

Streef naar een lege inbox aan het einde van de dag. In uw Postvak In mogen slechts twee soorten e-mails voorkomen: ongelezen berichten en enkele mails die om opvolging vragen. Alle andere berichten horen in een andere mailmap (vb. Oude Berichten) thuis. U moet gelezen berichten dus enkel naar die archiefmap verslepen. Als u een oud bericht wilt terugvinden, gebruikt u de ingebouwde zoekfunctie van het e-mailprogramma.

4. Automatisch archiveren

Zit uw inbox echt overvol, dan kunt u ook automatisch gaan archiveren. Maak gebruik van een zoekopdracht om bijvoorbeeld alle berichten vóór een bepaalde datum terug te vinden. U kunt ook aanvullende parameters toevoegen (gelezen, gemarkeerd met een vlaggetje …). Selecteer vervolgens alles en sleep uw selectie naar de archiefmap.

5. Aarzel niet om u uit te schrijven

Wat met spamberichten en zogenaamde ‘grijze e-mail’ zoals nieuwsbrieven? Maak gebruik van de uitschrijflink die dergelijke e-mails wettelijk moeten bevatten. U kunt een bericht ook als spam markeren zodat het de volgende keer bij uw junkmail terechtkomt.

Proximus Bizz team

Proximus Bizz team

Proximus Bizz: Een team van meer dan 40 experts die zelfstandigen en kleine ondernemers de beste ideeën en oplossingen aanreiken voor hun noden.

Proximus Bizz: Een team van meer dan 40 experts die zelfstandigen en kleine ondernemers de beste ideeën en oplossingen aanreiken voor hun noden.


Geef je mening over dit news

Wil je je mening delen of een commentaar posten?

Log je in via facebook.

Contacteer ons