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Une collaboration plus efficace

Solutionspar One20/09/2016

Chaque semaine, nous passons en moyenne 20 heures à traiter des e-mails, dont seuls 15 à 20 % nous concernent réellement. Il est donc temps de collaborer plus intelligemment.

À une époque, le téléphone était la seule façon de communiquer à distance. Les années 1990 ont ensuite vu la naissance des e-mails, mais ceux-ci ont été victimes de leur succès : rapidité, ajout de personnes en copie… Et bien sûr, la suposition que le message sera lu par son destinataire. Pourtant, rien n’est moins sûr, surtout si ce dernier reçoit plus de 100 e-mails par jour.

Ces dernières années, les réseaux IP haut débit (tant pour le data que pour les communications vocales) ont connu une évolution fulgurante. Résultat : la frontière entre les applications de télécommunication traditionnelles s’estompe. De plus en plus d’applications IT modifient et accélèrent nos modes de communication et de collaboration : messagerie instantanée, visioconférence, partage de fichiers… Les communications vocales ne doivent plus nécessairement passer par une ligne téléphonique ; le réseau IP s’en charge très bien. Le succès d’applications comme Skype montre que la technologie VoIP est désormais largement adoptée.

Plus de mobilité 

Les solutions de téléphonie doivent évoluer pour répondre aux besoins de mobilité et permettre une collaboration intelligente via les communications unifiées et des outils de collaboration. Dans quelle mesure vos collaborateurs sont-ils mobiles ? Ils travaillent sans doute davantage en dehors des heures de bureau et à différents endroits – chez eux, en déplacement ou chez des clients. 

Le travail flexible permet d’éviter les embouteillages, augmente la productivité et améliore l’équilibre entre vie privée et professionnelle. La flexibilité et la mobilité exigent avant tout que les travailleurs aient accès à leurs applications professionnelles – même sur les appareils mobiles –, peu importe où ils se trouvent. C’est la seule manière d’être partout aussi productif qu’au bureau. Ce mode de travail implique aussi une connexion sécurisée avec le réseau de l’entreprise.

Être toujours joignable par téléphone 

Vu l’importance de la mobilité, pourquoi ne pas faire passer toutes les communications téléphoniques par les solutions mobiles ? Si cette possibilité peut être intéressante pour les sociétés qui débutent ou les petites structures, ce n’est pas le cas pour les organisations plus importantes. Un numéro de téléphone fixe donne une image plus professionnelle et il est plus facile pour les clients d’appeler toujours le même numéro. 

La convergence entre téléphonies fixe et mobile – avec liaison des numéros – permet de recevoir les appels sur les deux appareils et d’être joignable à tout moment. L’inverse est aussi vrai : si vous passez un coup de fil avec votre appareil mobile, votre correspondant voit apparaître votre numéro fixe. Vous ne devez donc plus donner votre numéro de GSM à vos clients. Combien de fois vous est-il arrivé de devoir rappeler quelqu’un qui avait laissé un message ? Là aussi, ces solutions peuvent être utiles : moins de messages vocaux, moins d’appels manqués, une communication plus efficace et un meilleur service aux clients. Vous pouvez même recevoir vos messages vocaux par e-mail.

Communications unifiées dans le cloud 

Auparavant, certaines entreprises avaient du mal à mettre en oeuvre des communications unifiées et des outils de collaboration. Il fallait une expertise IT bien précise en interne, ce qui n’était possible que pour les grandes entreprises. Certaines technologies n’étaient par ailleurs accessibles qu’aux organisations disposant d’un budget important. La visioconférence, par exemple, ne pouvait être installée que dans les salles de réunion équipées de grands écrans et de systèmes onéreux. Désormais, il suffit d’installer un logiciel sur votre PC, tablette ou smartphone.

Les outils de collaboration et les communications unifiées sont maintenant accessibles à toutes les entreprises via le cloud. Elles ne doivent plus installer quoi que ce soit ni s’occuper de la maintenance. Ces solutions ne nécessitent pas non plus de gros investissements dans l’infrastructure IT ni l’acquisition de connaissances en communications unifiées en interne : vous payez un montant mensuel fixe par utilisateur. Le nombre d’utilisateurs peut d’ailleurs être modifié facilement. Votre solution de communications unifiées dans le cloud peut donc suivre la croissance de votre entreprise.

Quand les communications unifiées dans le cloud sont-elles intéressantes ?
  • Si vos collaborateurs sont souvent en déplacement
  • Si vous avez un horaire flexible et travaillez à la maison
  • Si votre entreprise a plusieurs sites
  • Si vous travaillez dans différents pays
Atouts
  • Outils de collaboration avancés
  • Pas besoin d’expertise interne
  • Flexibilité et modularité
  • Plus de temps pour vos projets stratégiques, moins de maintenance quotidienne
  • Coûts transparents de l’IT
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Le magazine IT de Proximus qui s’adresse aux CIO et professionnels IT actifs dans les PME. 

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