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Les tablettes au service de l’efficacité et de la productivité

Témoignagespar One magazine24/02/2012

Les tablettes au service de l’efficacité et de la productivité

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Les membres du comité de direction du groupe de services ADMB ne reçoivent plus les dossiers de leurs réunions bimensuelles sur papier. Ils partagent désormais les informations dans le cloud. Grâce à leur tablette, ils peuvent à tout moment consulter les infos les plus récentes, et ce, où qu’ils soient.

Les membres du comité de direction et d’administration du groupe de service HR ADMB partagent dans le cloud les documents et les points à l’ordre du jour de leurs réunions bimensuelles, et les consultent à l’aide de leur tablette.

ADMB est un groupe de services qui accompagne et soutient les entreprises, les indépendants et les organisations non-marchandes dans différents domaines de la législation sociale et de la gestion du personnel. Le groupe se compose notamment d’un secrétariat social, d’une caisse d’allocations familiales, d’une caisse sociale pour les indépendants, d’un bureau de recrutement et de sélection et d’un service externe de prévention et protection. Au total, il réunit une vingtaine d’entités opérationnelles et de soutien. “Nous formons un vrai groupe, uni autour d’une vision commune”, déclare l’administrateur délégué Philip Van Eeckhoute. Deux fois par mois, le comité de direction et le bureau exécutif se réunissent. Ce dernier se compose d’une délégation de six administrateurs, qui représentent ensemble les conseils d’administration de toutes les entités du groupe.

 

Problèmes pratiques

Il y peu, les participants recevaient encore, quelques jours avant la réunion, un dossier reprenant les points à l’ordre du jour ainsi que des informations complémentaires. “Changer l’ordre du jour posait problème”, explique le CIO, Koen Van Loo. “Bien souvent, nous n’avions plus le temps de faire parvenir les documents à tous les participants. La plupart du temps, ils les recevaient et les découvraient donc lors de la réunion.”

 

Migration dans le cloud

Afin de préparer plus efficacement les réunions, ADMB a décidé de mettre des tablettes Samsung Galaxy à la disposition des 10 membres du comité d’administration du bureau exécutif et du comité de direction. Le rôle de la secrétaire de direction reste pour le moment le même : elle continue de rassembler tous les documents nécessaires à la prochaine réunion. Au lieu d’en faire des copies et des les envoyer aux intéressés, elle les numérise et les enregistre sur Dropbox, une solution gratuite de stockage de fichiers dans le cloud. Les membres du comité de direction et d’administration sont avertis par e-mail lorsqu’un nouveau document est disponible. Leur tablette leur permet de consulter l’ordre du jour des réunions, ainsi que tous les documents : documentation, rapports, avis du service juridique, etc.

 

Fini les piles de papier

“L’avantage, c’est que chacun peut immédiatement consulter les modifications apportées à l’ordre du jour et aux informations”, se réjouit Philip Van Eeckhoute. “De plus, nous avons également accès aux documents des précédentes réunions. Fini les gigantesques piles de papier.” Ce qui ne veut pas dire que les yeux des participants sont constamment rivés sur leur tablette. La salle de réunion est en effet équipée d’un projecteur affichant les documents sur grand écran. De toute évidence, l’enthousiasme des administrateurs pour les tablettes est communicatif. “Ce sont des appareils hyper-intuitifs”, estime Koen Van Loo. “Leur prise en main est immédiate.”

 

Un gain de temps

ADMB entend à présent accroître l’utilisation des tablettes. Les membres du comité d’administration sont désormais plusieurs à se servir de cet appareil pour organiser leur emploi du temps et envoyer des e-mails. Pour ADMB, les avantages de cet appareil sont incontestables : “Avant d’introduire ces tablettes, nous avons réalisé un business case”, explique Koen Van Loo. “En tout honnêteté, les tablettes ne nous permettent pas de réaliser des économies gigantesques lors des réunions. L’avantage ne se situe pas tant au niveau de la réduction de notre consommation de papier que de l’amélioration de la flexibilité et de la productivité – et du gain de temps qui en découle. Au final, c’est ça qui nous intéresse.”

 

Company profile

Le groupe de services ADMB accompagne et soutient les entreprises, les indépendants et les organisations non-marchandes dans différents domaines de la législation sociale et de la gestion du personnel. Active dans tout le pays et forte de plus de 1 100 collaborateurs, l’entreprise offre un soutien professionnel dans le domaine de la gestion des ressources humaines, de l’administration du personnel, des assurances et de la prévention et la protection au travail.

 

Business benefits
  • Amélioration de la productivité
  • Plus d’efficacité grâce à l’enregistrement de la documentation dans le cloud
  • Accessible à l’aide d’une tablette, partout, tout le temps
  • Diminution du papier et des frais de port

 

Plus d’infos?

Pour de plus amples informations sur Enterprise Mobility, rendez-vous sur le site web de Belgacom ou prenez contact avec votre Account Manager.

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