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La NCIA mise sur la visioconférence

Témoignagespar One06/09/2016

L’Agence d’information et de communication de l’OTAN innove, avec ses partenaires Proximus et Polycom, pour offrir la visioconférence à un maximum de collaborateurs.

L’agence d’information et de communication de l’OTAN (NCIA) fournit un soutien IT à l’OTAN, assure la connectivité, sécurise les réseaux, appuie les missions de l’alliance… Gus Mommers, responsable du département Conference Management Services à la NCIA : “Notre siège central est à Bruxelles. Nous avons aussi des succursales à Mons, à La Haye et sommes aussi actifs dans 30 autres villes.”

Pour la NCIA, l’achat, la gestion et la maintenance des installations pour les visioconférences étaient des tâches particulièrement complexes et fastidieuses. Un nouveau processus basé sur une approche hybride a été mis au point avec Proximus. “Polycom est notre fournisseur”, explique Gus Mommers, “tandis que Proximus se charge du helpdesk et du support de première ligne. Nous combinons ainsi le meilleur de ces deux partenaires.”

Nouveaux modes de travail

Dans le cadre de ce partenariat, la NCIA veut élargir et renouveler son infrastructure de visioconférence. L’Agence disposait entre autres de neuf systèmes de téléprésence immersive pour les visioconférences, dont quelques-uns étaient en fin de vie. “Les besoins des collaborateurs évoluent constamment”, explique Catherine Galoppin, chef de service On-Site Conferences and Events. “Nous avons donc cherché la solution la plus adaptée.”

La NCIA a finalement souhaité offrir les avantages de la visioconférence à un maximum de ses collaborateurs. “Des solutions flexibles comme Polycom RealPresence Group Series, Centro, RealPresence Trio et Software Clients s’intègrent dans le cadre plus large des Nouveaux Modes de Travail introduits dans notre agence”, poursuit la chef de service.

“Aujourd’hui, la flexibilité est indispensable car nous ne sommes plus au bureau de 9 h à 17 h. Nos collaborateurs sont mobiles et doivent pouvoir fonctionner partout, afin de permettre à nos clients de communiquer clairement et précisément, sans aucune perte de temps.” Applications sophistiquées Gus Mommers : “Les visioconférences doivent être accréditées et fiables.

Dans cette technique, le langage non verbal a toute son importance, notamment parce que les collaborateurs des 28 pays de l’OTAN n’utilisent pas toujours leur langue maternelle. La qualité de l’image est donc essentielle.” L’Agence exige aussi une disponibilité la plus large possible. “Nous ne remplaçons pas nos sept installations une à une”, précise Catherine Galoppin. “Toute une gamme d’applications viennent s’y ajouter : nous équipons des salles de réunion de petite et de grande taille (soixante au total) et la visioconférence est également disponible sur les ordinateurs fixes et portables.”

Réduction des coûts

Grâce à la visioconférence, les collaborateurs de la NCIA ont réduit leurs déplacements, entraînant ainsi un gain de temps important pour l’Agence et une diminution des frais de voyage. L’utilisation de la visioconférence est très variée. Certains collaborateurs se réunissent via visioconférence pour régler des aspects administratifs. Les trajets entre Bruxelles et La Haye ou Mons sont désormais inutiles. D’autres ont recours à la visioconférence pour des concertations cruciales avec les unités opérationnelles en Afghanistan, par exemple. “Nous devons alors pouvoir compter sur un fonctionnement sans faille de la technologie”, affirme Gus Mommers, “car des vies humaines sont en jeu.”

Partenariat

“Trouver le bon partenaire, celui qui répond à certains critères (innovation, fiabilité, efficacité…), en bref quelqu’un qui réfléchit avec le client, est indispensable. Grâce à Proximus, nous offrons les solutions innovantes mentionnées plus haut et répondons à la demande exigeante d’une communication efficace et de meilleure qualité, de processus adéquats pour l’achat, l’installation et la maintenance, de réduction des coûts et de gain de temps. Notre RSI est désormais de 36 mois”, conclut Catherine Galoppin.

Atouts
  • Communication plus efficace
  • Processus plus rapides et plus efficaces pour l’achat, l’installation et la maintenance
  • RSI de 36 mois
  • Gain de temps
  • Réduction des coûts
À propos de la NCIA

L’Agence d’information et de communication de l’OTAN est l’Agence IT interne de l’OTAN. Près de 2.400 collaborateurs travaillent au siège principal à Bruxelles.

Gus Mommers, responsable du département Conference Management Services.
Catherine Galoppin, chef de service On-Site Conferences and Events à la NCIA.

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Le magazine IT de Proximus qui s’adresse aux CIO et professionnels IT actifs dans les PME. 

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