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Un déménagement sous le signe du NMT

Témoignagespar One magazine25/03/2015

Changement de culture à l’Office National des Vacances Annuelles.

L’Office National des Vacances Annuelles (ONVA) met tout en œuvre afin de devenir une administration moderne organisée selon les principes du Nouveau Mode de Travail (NMT). Une solution globale doit concrétiser ces changements au niveau de l’aménagement du bâtiment, des RH et de l’IT.

En service depuis le début des années 80, les bureaux de l’ONVA accueillaient à l’époque plus de 600 fonctionnaires. Trente-cinq ans plus tard, les processus se sont automatisés et ont gagné en efficacité. Résultat : le bâtiment de 12.000 m² est aujourd’hui trop grand pour les 270 personnes qui y travaillent. Or, depuis l’arrivée en 2008 d’un nouvel administrateur général, l’ONVA rêve de devenir une administration moderne. Sander Bautmans, responsable de la communication de l’ONVA : “Frank Van Massenhove a voulu transformer notre service, comme il l’avait fait au SPF Sécurité sociale. Nous avons commencé par le bâtiment et exploré différentes pistes : rénover, déménager, partager des installations… Finalement, nous avons décidé d’emménager dans le centre de Bruxelles, dans un bâtiment historique qui est en train d’être rénové. En principe, nous pourrons nous y installer en octobre 2015.”

Culture d’entreprise
Ce déménagement doit avant tout déboucher sur une nouvelle culture d’entreprise. “Certaines personnes travaillent de la même façon depuis 35 ans. Elles s’accrochent à leur statut et à une hiérarchie fortement ancrée dans les mentalités. Nous souhaitons changer cette culture. Le nouveau bâtiment est l’occasion de le faire. En outre, il consommera peu et polluera moins. C’est déjà ça de gagné.” Pour atteindre cet objectif, l’aménagement en open space est essentiel. “Les collaborateurs lambda côtoieront la direction, c’est un gros choc culturel. Nous pourrons ainsi favoriser l’interaction et la collaboration entre les travailleurs. Pour cela, nous installerons des coffee corners auxquels chacun pourra se rendre spontanément. Nous introduirons aussi le principe du bureau dynamique, qui permet p. ex. d’organiser des réunions informelles dans notre restaurant.” Les RH jouent un rôle important dans cette transformation. L’ONVA vise à terme 90 % de collaborateurs mobiles et flexibles. Actuellement, ces derniers peuvent déjà télétravailler deux jours par semaine. “Les gens sont demandeurs et bénéficient naturellement des interventions nécessaires, p. ex. sous la forme d’une connexion internet.”

Un pilier majeur
L’introduction du Nouveau Mode de Travail repose sur un autre pilier majeur: l’IT. Le système de messagerie instantanée fait actuellement l’objet d’un projet pilote. À terme, toute la communication sera centralisée via les communications unifiées (e-mail, chat, casques, webcams…). “Les collaborateurs n’auront plus de poste de travail fixe, mais devront être aussi facilement joignables qu’aujourd’hui. Le partage de documents leur permettra de travailler à distance sur un même projet. Nous disposerons aussi de la visioconférence, pour que chacun puisse assister aux réunions depuis son domicile.” Pour un service public qui traite chaque jour des informations confidentielles, une connectivité sécurisée est essentielle. Les collaborateurs et les visiteurs auront donc accès à un réseau wi-fi protégé dans tout le bâtiment. Enfin, tous les collaborateurs recevront un ordinateur portable, et les cadres une tablette.

La participation de tous
“Si nous voulons obtenir le soutien de chacun, il est important que notre personnel soit bien encadré lors de cette transformation. Au final, elle permettra aussi de répondre plus efficacement aux clients. Les économies imposées par le nouveau gouvernement ont aussi eu une influence, même si ce n’est pas ça qui nous a initialement poussés à agir. Tout le monde se rendait compte que ce bâtiment consommait énormément, qu’il était devenu trop grand et qu’il fallait intervenir”, conclut Sander Bautmans. La transformation de l’ONVA est le parfait exemple d’un passage au Nouveau Mode de Travail.

Atouts

  • Collaboration plus efficace
  • Meilleure communication interne
  • Satisfaction accrue des travailleurs
  • Réduction des frais (bâtiment peu énergivore) et de l’empreinte écologique
  • Consultance et formations pour une mise en œuvre réussie
  • Collaboration parfaite entre les départements IT, RH & Facilities flexibles.”

À propos de l’Office National des Vacances Annuelles
L’ONVA est responsable du paiement du pécule de vacances annuel de plus de 70 % des ouvriers belges (> 1 million de personnes) et des artistes non indépendants.

Anciennement Brand Manager dans le privé, Sander Bautmans a été engagé spécialement pour le projet. En tant que responsable de la communication, il participe à la réflexion stratégique avec la direction.

Proximus team

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