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4 conseils Outlook dans Office 365

Saviez-vous…par Johan22/06/2016

Un compte Microsoft Office 365 présente de grands avantages, parmi lesquels une sorte de ‘collaboration’ entre tous les logiciels et de nombreuses petites astuces vous permettant d’optimiser votre travail. Mais il n’est pas toujours simple de les trouver par soi-même. Nous vous présentons aujourd’hui 4 conseils à suivre avec la version Office 365 d’Outlook.

Liez vos documents

Il n’est pas toujours simple ni agréable d’envoyer des documents (volumineux) par e-mail. Office 365 Business Premium vous simplifie le travail ! Il vous suffit désormais d’enregistrer vos fichiers sur OneDrive for Business et d’insérer un lien vers le fichier dans votre e-mail. L’avantage ? Les destinataires sont automatiquement autorisés à modifier le fichier. Bien entendu, ce droit peut être modifié dans les réglages.

Convertissez des rendez-vous en notes et inversement 

Enregistrez vos notes, listes et rapports dans OneNote ! Mais ce n’est pas tout ! OneNote est intégré dans Outlook. Il est donc très facile de convertir vos notes en tâches et en éléments du calendrier. 
Vous pouvez bien sûr faire l’inverse. Copiez un rendez-vous dans OneNote en ajoutant directement les détails comme le lieu, la date et l’heure, l’ordre du jour, etc. Sur la même page OneNote, tapez le compte rendu de votre réunion et envoyez-le ensuite, en un seul clic, à tous les participants. Super pratique !  

Visualisez (d’abord) les mails importants 

Vous avez déjà connu cette situation. Vous êtes débordé de travail et votre boîte mail est inondée de messages. Et vous devez commencer à les examiner et à les trier en fonction de leur importance et de leur urgence. Avec Outlook sous Office 365, une nouvelle fonctionnalité vous aide à faire le tri. Baptisé ‘Clutter’, cet outil ne fonctionne pas forcément comme vous l’imaginez.

Clutter ne vous demande pas d’indiquer vous-même quels mails sont importants. Outlook va tenter de le déterminer lui-même, en fonction du type de messages (type, expéditeur, objet…) que vous lisez ou supprimez. Et ce sont ces messages que vous verrez en priorité dans votre boîte de réception. Une option que vous pouvez bien sûr désactiver si vous le souhaitez.

Répondez à tout le monde

L’un de vos contacts lance une conversation avec plusieurs personnes en copie et les réponses ne cessent de tomber dans votre boîte de réception. Cela peut vite devenir pénible… 
Heureusement, l’option ‘Ignorer’ dans Outlook vous permet d’éviter cette situation.
Dans votre boîte mail, cliquez à droite sur la conversation que vous ne souhaitez plus suivre et sélectionnez l’option ‘Ignorer’. Si vous avez déjà ouvert la conversation, vous trouverez l’option ‘Ignorer’ en haut à gauche, à proximité de ‘Supprimer’.

Envie de découvrir d’autres astuces ? Consultez nos Questions fréquentes sur Office 365 ou cliquez ici pour en savoir plus sur Microsoft Office 365.

Johan

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Blogeur Proximus et entrepreneur
 

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