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Travailler sans papier ? C'est tout bénéfice !

Soyez inspirépar Proximus Bizz team14/07/2015

Travailler sans papier ? C'est tout bénéfice !

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De nombreuses entreprises veulent désormais supprimer le papier autant que possible. Mais de quoi avez-vous besoin pour lancer correctement ce processus et qu’avez-vous à y gagner ? Le consultant en management Peter Snoeckx répond à ces questions.

“L’homme aime la routine : arrêter d’imprimer les factures et les e-mails n’est pas facile pour tout le monde. Pourtant, chacun peut travailler sans papier, que l’on soit concepteur, comptable ou manager”, explique Peter Snoeckx. “Quand la décision est prise, mieux vaut bien s’y prendre tout de suite, avec les moyens adéquats. Un bon scanner est indispensable, par ex. via une imprimante à jet d’encre multifonctions. Un second écran vous facilitera aussi la vie : l’un pour lire, l’autre pour prendre note. Enfin, vous aurez besoin d’une bonne stratégie de stockage et de back-up”, souligne Peter Snoeckx. “Si vous renversez votre café sur du papier, le document sera souillé ; si vous le renversez sur votre ordinateur portable, les conséquences seront plus graves. Si vous synchronisez immédiatement vos documents dans le cloud, avec Dropbox, Onedrive ou Google Drive, ou sur un serveur personnel, vous pourrez dormir tranquille.”

Utiliser le clavier au lieu du stylo

Certains logiciels sont aussi très utiles. “Songez à Evernote ou OneNote”, déclare Peter Snoeckx. “Ces programmes permettent de stocker des notes dans le cloud. Une suite Office – comme Office 365 – que vous pouvez utiliser sur différentes plateformes et synchroniser en ligne est aussi très pratique. Autre incontournable : un programme pour créer et annoter des PDF. Enfin, il existe des apps pour smartphone qui permettent de scanner des croquis ou des documents. Personnellement, j’utilise par exemple CamScanner.”

Ne pas tomber dans l’extrême

“Il aura fallu du temps, mais travailler sans papier est de plus en plus populaire. Cela vient évidemment des progrès technologiques (batteries plus performantes pour les ordinateurs portables, stockage de données dans le cloud…) et du changement des mentalités”, selon Peter Snoeckx. “La méfiance à l’égard des e-factures a par exemple diminué. Mais travailler sans papier ne veut pas dire qu’il faut jeter tous vos Post-It”, explique-t-il. “Il ne faut pas interdire totalement le papier. Je comprends qu’un architecte préfère utiliser un porte-bloc qu’un ordinateur portable sur un chantier.”

Un bureau sans papier, c’est tout bénéfice. Vous économisez...

Du temps

  • vous ne notez chaque chose qu’une seule fois
  • vous retrouvez beaucoup plus facilement les documents
  • vous envoyez plus vite les documents et pouvez le faire de partout
  • vous collaborez plus simplement avec vos collègues, vos clients et vos fournisseurs
  • vous accédez à vos documents partout – même chez vous ou en déplacement – et tout le temps

De l'argent

  • économies sur le papier, les imprimantes, les toners...
  • fini les archives énormes
  • les sauvegardes dans le ‘cloud’ sont entièrement évolutives en matière d’espace de stockage et de budget (plus d’infos dans notre article Cloud)

Peter qui ?

Peter Snoeckx a vingt ans d’expérience comme consultant. Il travaille chez Möbius, où il aide des entreprises dans les moments stratégiques. Il dirige notamment des projets, s’occupe de la gestion du changement et donne des conseils généraux sur les processus.

Proximus Bizz team

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Une équipe de plus de 40 experts qui apporte aux entrepreneurs indépendant et aux petites entreprises les meilleures idées et solutions suivant leurs besoins.

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