5 conseils en or pour gagner du temps en gérant votre boîte mail

1. Ne relevez vos e-mails que quelques fois par jour

Le petit bruit qui annonce l’arrivée d’un e-mail ne manque jamais d’attirer l’attention. Mais si vous lisez et répondez immédiatement à chaque message, vous risquez rapidement d’accumuler du retard dans ce que vous devez faire. Limitez le traitement de vos e-mails à trois fois par jour. Et pourquoi ne pas désactiver la notification sonore ?

2. Mettez de l’ordre dans le chaos

Tous les messages n’ont pas la même importance : vous pouvez définir la priorité des e-mails au moyen de drapeaux et de couleurs. Vous saurez ainsi lesquels vous devez traiter en premier. Vous pouvez également filtrer les messages entrants : Outlook vous permet de paramétrer différents filtres via l’onglet Accueil (non lu, possède des pièces jointes, classé, avec un indicateur, date, envoyé à…). Par ailleurs, mieux vaut n’utiliser l’adresse e-mail de votre entreprise que pour les échanges professionnels, et votre adresse privée pour les discussions avec votre famille et vos amis.

3. Archivez vos e-mails

Essayez d’avoir une boîte de réception vide à la fin de la journée. Celle-ci ne peut contenir que deux sortes d’e-mails : les messages non lus et ceux qui demandent un suivi. Tous les autres ont leur place dans un autre dossier (par ex. Anciens messages). Tout ce que vous avez à faire est donc de déplacer les messages lus vers ce dossier d’archivage. Pour retrouver un ancien message, il vous suffira d’utiliser la fonction de recherche intégrée dans le programme.

4. Utilisez l’archivage automatique

Si votre boîte de réception est réellement surchargée, vous pouvez utiliser l’archivage automatique. Faites par exemple une recherche pour trouver tous les e-mails antérieurs à une date bien précise. Vous pouvez aussi ajouter d’autres paramètres (lu, marqué d’un drapeau…). Sélectionnez ensuite tous les messages trouvés et déplacez-les dans le dossier d’archivage.

5. N’hésitez pas à vous désinscrire

Qu’en est-il des spams et autres newsletters ? Utilisez le lien de désinscription qui doit légalement figurer dans ces e-mails. Vous pouvez aussi marquer ces messages comme étant des spams, afin qu’ils arrivent à l’avenir dans votre courrier indésirable.