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Comment sauvegarder automatiquement vos données

Saviez-vous…par Proximus Bizz team08/02/2016

Bon nombre d’indépendants et de PME remettent à plus tard la sauvegarde de leurs données. Parfois par manque de temps, parfois par manque de connaissances. Pourtant, effectuer un back-up est un jeu d’enfant. Quelques clics suffisent pour transférer tous vos fichiers importants dans le cloud ou sur un disque dur externe. Vous êtes ainsi certain que les données de votre entreprise sont enregistrées de manière sécurisée et à tout moment disponibles.

Qu’il s’agisse de vos contrats, de vos factures et des adresses mail des fournisseurs, ou encore de vos morceaux de musique et de vos films et photos de vacances, ce n’est qu’une fois que vous les avez perdus que vous vous rendez compte à quel point les données que vous conservez sur votre ordinateur sont importantes. Or, effectuer une sauvegarde n’a rien de bien sorcier. Voici comme procéder. 

Le cloud

La manière la plus simple et la plus moderne de sauvegarder vos fichiers en toute sécurité est de les stocker dans le cloud, grâce à un service comme OneDrive for Business . Vous pouvez le comparer à une sorte de coffre-fort virtuel, grâce auquel vos documents et autres fichiers sont conservés de manière sécurisée sur internet. Dropbox et Google Drive offrent également cette possibilité, mais l’espace de stockage disponible ne vous permet pas d’effectuer un back-up complet de votre ordinateur. Le cloud vous offre un avantage énorme : vous pouvez consulter et éditer vos documents sur votre propre PC, mais aussi sur d’autres ordinateurs, ou encore sur votre ordinateur portable ou votre tablette lorsque vous êtes en déplacement. Pratique, notamment si vous devez donner une présentation chez un client et que vous souhaitez apporter quelques petites modifications une fois sur place. Cette solution vous permet aussi de travailler à plusieurs sur un même document ou de partager des fichiers avec vos collègues, vos clients ou vos partenaires. L’époque à laquelle vous deviez vous envoyer des e-mails et échanger des clés USB est donc révolue. De plus, vous pouvez également conserver et organiser clairement les anciennes versions de vos documents. 

Nous verrons dans l’exemple ci-dessous comment utiliser un PC équipé de Windows 10 pour synchroniser automatiquement vos données avec OneDrive. OneDrive se trouve par défaut dans l’explorateur Windows. Ouvrez-le et créez-y un dossier que vous appellerez « Back-up », par exemple. Vous pourrez alors y mettre vos documents, photos et autres fichiers, qui seront automatiquement enregistrés en ligne sur OneDrive. Si votre disque dur rend l’âme, vous disposerez donc encore d’une copie virtuelle de tous vos fichiers. Et comme nous vous l’expliquions, vous pouvez également les partager en un clin d’œil avec d’autres personnes.

Disque dur externe

En plus de sauvegarder vos documents dans le cloud, vous pouvez bien entendu aussi les conserver de manière locale, sur votre ordinateur. Il existe une foule de logiciels spécialisés destinés à effectuer des sauvegardes sur un disque dur externe. Cela dit, Apple et Microsoft ont équipé leurs systèmes d’exploitation (OS X et Windows) de tous les programmes nécessaires à cette fin. Pour ce qui est de la capacité de votre disque dur externe, partez du principe que sa mémoire doit être deux fois plus importante que celle du disque de votre ordinateur. 

Pour les appareils Apple, connectez votre disque externe, cliquez sur le logo Apple en haut à gauche de votre écran et choisissez « Préférences Système ». Allez sur « Time Machine » et positionnez le petit interrupteur sur « Oui ». Dans « Sélectionner un disque... », choisissez le disque externe que vous venez de connecter. Voilà ! À présent, Time Machine effectuera des sauvegardes automatiques du contenu de votre Mac. Même en cas de problème, vous pourrez, lors de l’installation d’un nouveau disque dur, choisir de restaurer la dernière sauvegarde. Et si vous effacez malencontreusement un fichier, Time Machine vous permettra bien entendu de le retrouver. Comme son nom l’indique, cet outil vous fait littéralement « voyager dans le temps ». Parcourir vos anciens fichiers et les récupérer n’a plus rien d’impossible. 

Microsoft a simplement baptisé sa version de Time Machine « Sauvegarde ». Cela dit, le principe est pour ainsi dire le même. Dans Windows 10, cliquez sur le bouton « Démarrer », puis sélectionnez « Paramètres », puis « Mise à jour et sécurité » et enfin « Sauvegarde ». Cliquez sur « Ajouter un lecteur » et sélectionnez votre disque dur externe. Par défaut, Windows effectue toutes les heures une sauvegarde du contenu de votre dossier utilisateur, dans lequel sont notamment enregistrés les documents et les fichiers qui se trouvent sur votre bureau. En cliquant sur « Plus d’options », vous pouvez augmenter le nombre de dossiers que vous souhaitez sauvegarder. Pour restaurer un fichier, il vous suffit de rechercher « Restaurer des fichiers » dans la barre de tâches située à côté du bouton Windows. Vous accédez alors à un programme qui vous fournit la liste de vos back-ups.  

À la recherche d’un espace de stockage suffisant pour sauvegarder dans le cloud toutes les données de votre entreprise ? Rendez-vous sur OneDrive for Business
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Proximus Bizz team

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Une équipe de plus de 40 experts qui apporte aux entrepreneurs indépendant et aux petites entreprises les meilleures idées et solutions suivant leurs besoins.

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