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Lu pour vous : ‘Getting things done’ ; comment s’organiser pour réussir

Soyez inspirépar Proximus Bizz team05/02/2016

Il y a quinze ans, David Allen, le gourou américain de la productivité, publiait ‘Getting Things Done’, un ouvrage qui a connu un succès aussi immense qu’inattendu. Une version revue et actualisée est sortie récemment en librairie.

Depuis sa parution, ‘Gettings Things Done’ est considéré comme l’une des bibles de la productivité et de la gestion du temps. La première version, parue en 2002, ciblait essentiellement les managers. La nouvelle version élargit ses horizons et s’adresse à chacun d’entre nous : du CEO à l’étudiant en passant par l’entrepreneur et la femme au foyer. Le nouvel ouvrage a aussi été actualisé pour coller à la nouvelle réalité technologique. Certaines références à des appareils qui ont disparu, comme le Palm Pilot, ont par exemple été supprimées. 

Méthodologie et discipline

La méthode préconisée par Allen consiste à préparer des projets par étapes et des listes d’actions à réaliser, avant d’en assurer un suivi méthodique et discipliné. Pas seulement mentalement, mais aussi par écrit que ce soit sur papier ou sous forme numérique. Ensuite, vous organisez les différentes listes de façon à toujours savoir précisément quelle tâche effectuer à quel moment. Selon Allen, c’est parce qu’on ne planifie pas suffisamment à l’avance que l’on n’arrive pas au bout de nombreuses tâches. 

Ensuite, presque chaque action doit avoir une suite. À la fin d’une réunion, par exemple, les participants définissent des étapes très concrètes afin que chacun sache qui fait quoi. On ne dit pas “nous poserons la question au département IT ”, mais “Mark téléphone à Tom de l’IT demain et lui pose la question”. Les actions qui ne peuvent pas être concrétisées immédiatement sont inscrites sur une liste ‘Plus tard/peut-être’. 

Les 5 étapes d’Allen

Comment appliquer concrètement cette méthode ? Allen propose cinq étapes simples pour remettre rapidement de l’ordre dans le chaos. 

Etape 1 : Collectez 
Comme nous l’avons dit précédemment, commencez par rassembler toutes vos tâches et projets de la façon qui vous paraît la plus simple. 

Etape 2 : Triez
Pour chaque action réalisée, déterminez la prochaine étape à réaliser. Si cette étape vous prend moins de deux minutes, réalisez-la immédiatement. Sinon, déléguez ou mettez-la de côté pour plus tard. 

Etape 3: Organisez 
Il s’agit ici d’ajouter sur vos listes des rappels pour chaque action : personnes à appeler, e-mails à envoyer, courses à faire… 

Etape 4: Revoyez
Une fois par semaine au moins, vérifiez vos listes et tenez-les à jour. Vérifiez ce que vous devez encore faire et supprimez les tâches accomplies. 

Etape 5: Faites 
Vous pouvez désormais vous fier à votre nouveau système et l’utiliser pour entreprendre les bonnes actions aux bons moments. 

Pourquoi faut-il lire cet ouvrage ?

Adaptée au monde professionnel actuel, la nouvelle version de l’ouvrage d’Allen vous aide à accroître vos capacités mentales qui peuvent être très utiles en cette époque de sollicitations constantes. Sa méthode fonctionne car elle combat le stress et aide les individus à tirer le meilleur d’eux-mêmes de manière simple. Si vous ne craignez plus constamment d’oublier des choses, vous aurez le temps et l’opportunité de déployer toute votre créativité. L’organisation basée sur des listes est un système externe et donc fiable, vous n’avez rien à retenir vous-même. Cette approche vous permet aussi de trier rapidement les informations en fonction du moment pertinent et de vous concentrer sur ce qui est important à l’instant présent. Les éléments qui seront à l’ordre du jour ultérieurement réapparaîtront tout simplement plus tard. Simple, mais génial.

À propos de l’auteur 

David Allen a grandi en Louisiane. Longtemps touche-à-tout (prestidigitateur, garçon de café, professeur de karaté, responsable d’une agence de voyage, souffleur de verre…), il a même été confronté un temps à une dépendance à la drogue. Depuis lors, il a publié quatre ouvrages sur le thème de la productivité. David Allen vit aujourd’hui à Amsterdam. 

Pour d’autres conseils sur l’efficacité au travail, rendez-vous sur gettingthingsdone.com 

Besoin d’un bon gestionnaire de tâches pour vous aider à rédiger vos listes ? Consultez notre article précédent sur la gestion des tâches

Proximus Bizz team

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Une équipe de plus de 40 experts qui apporte aux entrepreneurs indépendant et aux petites entreprises les meilleures idées et solutions suivant leurs besoins.

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